会社の懇親会を2時間で実施するときは、開始と終了の時刻を決めるだけでは十分ではありません。来場者の受付、乾杯、料理の提供、挨拶、ドリンクの終了、会場の撤収を別々に計画すると、幹事の対応漏れを減らせます。以下は18時開始・20時終了の立食懇親会を想定した進行例です。会場やイベントの内容に合わせて調整してください。
16:30～17:30｜搬入・設営：会場ルールを確認したうえで料理台、ドリンク台、ゴミ回収場所を整えます。実際の搬入開始時刻は事業者と会場管理者の合意に従います。
17:30～18:00｜最終確認・受付：料理名カード、食事制限への対応、司会のマイク、スタッフの持ち場を確認します。
18:00～18:15｜開会・乾杯：歓迎挨拶を短くまとめ、乾杯後に参加者がスムーズに料理へ移れるようにします。
18:15～18:50｜歓談と最初の料理提供：人気が集中する料理と飲み物の状況を見ながら補充します。
18:50～19:05｜中盤の挨拶・表彰：プログラムの内容によっては料理の動きを抑え、司会の声が届く環境を作ります。
19:05～19:40｜後半の歓談：食事の残量と参加者の移動を確認し、片付け開始時刻をスタッフと共有します。
19:40～20:00｜締め・提供終了：ドリンクのラストオーダーの有無は契約条件に従います。主催者から退場案内をします。
20:00以降｜撤収：清掃、備品の点検、ゴミの取り扱い、入館証返却を進めます。会場の退室期限に収まるか事前に確認します。
2時間フリードリンク付きの見積もりであっても、飲料提供の開始基準、ラストオーダー、延長条件を確認する必要があります。たとえば18時に受付を始め、乾杯が18時15分の場合、提供時間の基準を双方が違って理解していると当日の混乱につながります。飲み放題の開始・終了、グラス・氷・ソフトドリンクの扱いまで発注前に合わせましょう。
30名程度なら、一つの料理台でも利用できる場合があります。一方、50～100名規模では乾杯直後に多くの人が料理へ向かうため、ドリンクの取り口と料理の受け取りを分けることも検討します。人数だけでスタッフ数を決めず、会場の形状、受付の集中度、配膳台の数を共有してください。
会場に入れる最も早い時刻、設営完了時刻、完全退室時刻を分けて記載する。
司会・受付・会場管理者・ケータリング担当者の連絡先を整理する。
アレルギー等の個別食の受け渡し方法をスタッフに伝える。
集合写真や役員挨拶がある時刻を、料理の補充担当者にも共有する。
ゴミ、余った飲み物、忘れ物、設備の原状復帰を誰が確認するか決める。
East Catering Tokyoでは東京都内の法人イベント向けに料理とサービスをご提案しています。料理11品・2時間フリードリンク・基本サービスを含む1名6,600円（税込）のプランは30名からの案内です。進行表に合わせた提供方法や会場条件は個別にご相談ください。法人イベントのお問い合わせはこちら。