海外企業のインセンティブ旅行や訪日団体の社内イベントでは、国内企業の通常の懇親会とは異なる準備が必要です。参加者が海外から到着するため、到着時刻の変動、食事制限の確認、言語、移動時間、会場への搬入条件などが同時に関係します。東京でレセプションや交流会を計画する際に、主催企業・旅行会社・会場担当者・ケータリング会社が共有したいポイントをまとめました。
訪日の目的が表彰式なのか、社員同士の交流なのか、取引先向けの接待なのかで、適した料理や演出は変わります。表彰式を中心にするなら壇上への移動と撮影の妨げにならない配置を、交流会が主役なら片手で食べられるフィンガーフードと取りやすいドリンク台を優先できます。
100名を超える可能性がある場合も、数字だけでサービス可否を決めず、会場の広さ、エレベーターの容量、サービス時間、配膳スタッフ、料理の補充方法をまとめて相談しましょう。提供可能人数やスタッフ構成は開催条件ごとに確認が必要です。
訪日ゲスト全員が同じ食事を希望するとは限りません。ベジタリアン、ヴィーガン、ハラールに関する条件、特定食品のアレルギー、ノンアルコール希望などは、渡航前に主催者が必要な範囲で確認します。食材の種類に加え、調味料や共用の調理器具などを気にする方もいます。
特別食が必要な場合は「対応希望」と「対応確定」を分けて扱い、実際に提供できる範囲をケータリング事業者と確認してください。認証、完全なアレルゲン除去、専用厨房、全言語での説明を保証するものではありません。参加者情報の共有は、目的と必要範囲を明確にします。
海外ゲストに料理を選んでもらうには、料理名の直訳だけでなく、主な食材が分かる説明が役立ちます。「手毬寿司」などの日本料理は、料理の形状や主要な食材を短い英語で添えるとイメージしやすくなります。原材料やアレルギーに関する翻訳は、実際の仕入れ・調理情報と照合してから掲示してください。
ケータリング側に英語メニューの提供を依頼する場合は、事前に対応可否、作成担当、確認期限を決めます。外国語での会場案内や通訳が必要なら、旅行会社や主催側の担当範囲も明確にしましょう。
到着が複数便に分かれるツアーでは、全員が同時に会場に入らないことがあります。料理を長時間並べる前提にせず、提供開始の目安と遅延があったときの連絡経路を決めます。料理の保管や再提供の安全性は、調理を担当する事業者へ確認してください。
レセプションの直前に観光や表彰式がある場合、予定時刻が少しずれたときにどのプログラムを短縮するかを決めておくと実務が進めやすくなります。移動バスの待機場所、会場の搬入口、完全退室時刻も確認しておきましょう。
主催企業：目的、予算、人数、食事希望と最終承認の窓口。
旅行会社・DMC：到着便、送迎、旅程変更とゲストへの日程案内。
会場：飲食の持ち込み可否、搬入口、電源、水回り、避難経路、退室条件。
ケータリング会社：料理、ドリンク、設営・撤収など見積もりに含まれる作業範囲。
同じ事項を複数の会社へ重複依頼しないよう、連絡先を一つの表にまとめ、当日の緊急連絡先を明記します。
East Catering Tokyoは東京都内の法人イベント向けにケータリングをご提案しています。料理11品・2時間フリードリンク・基本設営とサービスを含む1名6,600円（税込）のオールインワンプランは30名からの案内です。人数・会場・食事制限によって提案内容が変わるため、具体的な条件は個別見積もりでご相談ください。英語での企画項目の整理にはCorporate Catering in Tokyoガイドもご利用いただけます。お見積もり・お問い合わせはこちら。