オフィスの会議室を懇親会場として使う場合、料理の注文より先に確認したいのが「ビルへどう搬入するか」「料理をどこに置くか」「誰が元の状態へ戻すか」です。設備の整った宴会場と異なり、通常の会議室には配膳台やバックヤードがないこともあります。法人の幹事がケータリング会社へ共有すると役立つ項目を整理します。
搬入業者の入館手続き：事前申請・身分証明・作業員名簿などが必要か。
利用可能な搬入口：荷捌き場の入口、車両の一時停車時間、台車利用の可否。
エレベーター：荷物用エレベーターの有無、台車が入るサイズ、利用可能時間。
飲食規約：社外飲食業者の持ち込みが可能か、アルコール・保温機器に制限があるか。
設備：電源・給水・手洗い設備・冷蔵保管場所が使えるか。
清掃とゴミ：ビル側で回収できる種類、分別方法、搬出が必要なもの。
退室時刻：イベント終了時刻と業者を含む完全退室時刻の差。
30名規模の会議室でも、参加者全員が料理台へ集まると出入口がふさがる場合があります。料理台・ドリンク台・ゴミ箱・受付台を一か所に集めず、移動する方向を決めて配置すると分かりやすくなります。避難経路、扉の開閉範囲、床の配線は必ず空けてください。
プロジェクターやパソコン、機密書類の近くへ飲み物を配置するのは避け、床や机を保護する必要があるかも確認しましょう。配膳用のクロス、皿、トング、ナプキン、ウェットティッシュ、予備ゴミ袋を誰が準備するかは見積もり段階で明記します。
会議室に調理設備がない場合は、現場で温め直す前提の料理ばかりを選ばないことが重要です。ケータリング会社と、完成品として搬入できる料理、温度管理が必要な料理、電源が必要な機器を確認します。冷蔵庫が使えない場合も、事業者が安全に運搬・保管できる方法を決める必要があります。安全な温度や提供期限を幹事が自己判断するのではなく、食品提供の専門担当者に確認してください。
搬入前：会場側の担当者が入館方法をスタッフへ案内し、設営できる机の位置を指定します。設営中：料理台とドリンク台を組み、通行と避難の安全を確認します。開宴前：料理名の表示と食事制限対応の受け渡し方法を再確認します。終了後：ゴミ分別、備品の返却、机・椅子の復旧、床と設備の状態を確認します。具体的な所要時間は会場条件によって変わるため、発注先と調整します。
開催日、会議室の所在階、搬入口、設営開始・終了可能時刻、予定人数、立食か着席か、料理・ドリンクの希望、配膳台の有無を伝えましょう。社内で準備する備品が多い場合は、配送のみのプランとスタッフ付きサービスの両方を比較できます。
East Catering Tokyoでは、東京都内のオフィスイベントに向けた料理と設営・サービスをご相談いただけます。30名からの料理11品・2時間フリードリンク付き6,600円プランもあります。会場の搬入条件を添えてお問い合わせフォームからご相談ください。