内定者懇親会は、会社と参加者が互いを知る最初の機会の一つです。料理が充実していても、テーブルや進行が交流を妨げると目的を果たしにくくなります。そこで、採用担当者が会場決定から当日の受付までに確認したいポイントを整理します。
内定者同士の横のつながりをつくる会なのか、役員や現場社員との対話を重視する会なのかで、必要な座席と進行は変わります。参加者全員が自己紹介する形式なら一人あたりの持ち時間を先に決めます。自由歓談を重視する場合は、話しかけるきっかけをつくる名札や簡単な話題カードも役立ちます。
立食中心なら、片手で持ちやすいフィンガーフードや一口サイズの料理が向いています。長い挨拶や映像上映がある場合は、食事時間とプログラム時間を分けておくと参加者が集中しやすくなります。食べ応えのある料理と軽くつまめる料理を組み合わせ、食事が交流を妨げないようにしましょう。箸やカトラリーが必要な料理には、取り皿と食器を置ける場所も用意します。
参加者に飲酒を求めないことは重要です。アルコールの有無にかかわらず、水やお茶などの飲み物を用意し、どれを選んでも自然に参加できる雰囲気をつくります。会場で提供できる飲み物の種類、ドリンクの受け取り方法、グラス回収までを確認します。
参加者数と社員参加人数、会場の人数制限、開始・終了時刻、食事制限、必要な椅子、当日の緊急連絡先、搬入時間を一つのシートに整理します。食物アレルギーの情報は必要な担当者と提供事業者だけで共有し、個人情報の取り扱いにも配慮してください。参加予定人数が変わる可能性がある場合は、発注先に変更期限を確認します。
受付と名札配布、主催者挨拶、短いアイスブレイク、料理と歓談、社員との交流、終了挨拶の順にすると、初参加でも何をすればよいか理解しやすくなります。時間は会場とプログラムに合わせて調整し、特に歓談時間を詰め込みすぎないようにします。終了後は忘れ物、ゴミ回収、会場の原状復帰を確認します。
Q：内定者と社員の座席を分けた方がよいですか。
A：交流を目的とするなら、固定席だけにせず社員が複数のグループを回れる構成を検討してください。参加者に移動を強制しない配慮も必要です。
Q：食事制限はいつ確認しますか。
A：料理手配を確定する前に確認し、対応可否と提供方法を事業者とすり合わせてください。
Q：食事は多く用意した方が安心ですか。
A：開催時間、直前に食事を取るか、年齢層、進行内容などを伝え、必要量を発注先と相談する方法が確実です。
East Catering Tokyoでは、法人懇親会向けの料理を会場や参加人数に合わせて提案しています。開催日時・予定人数・会場・食事制限・イベントの目的を整理し、公式サイトの問い合わせフォームからご相談ください。