法人イベントでケータリングを発注する際は、料理を決めるだけでなく、社内稟議、請求書の宛名、支払方法、最終人数の確定期限まで整理する必要があります。このページでは、East Catering Tokyoの公開案内とキャンセルポリシーをもとに、幹事が確認する順番をまとめます。個別の見積書や合意条件がある場合はそちらが優先されます。
開催日・時間帯：会の開始と終了だけでなく、搬入開始・撤収可能時刻も分かる範囲で伝えます。
会場：住所・フロア・搬入口・飲食持ち込み規約を確認します。
人数：見込み人数と確定の予定日を共有します。参加人数が変わりそうならその幅も説明します。
イベント形式：立食、着席、納品のみ、スタッフ付きなど希望するサービス範囲を整理します。
予算：税込の総額上限と、料理以外の飲み物・会場費・備品費も予算に含めるかを伝えます。
食事制限：アレルギーやベジタリアン等の必要な対応を本人確認のうえ事前に相談します。
ケータリング会社によって、料理の納品のみか、配膳台の設営、スタッフ、ドリンク提供、撤収まで含むかが異なります。East Catering Tokyoには、料理11品・2時間フリードリンク・基本設営・サービス・撤収を含む1名6,600円（税込）のオールインワンプランがあります。30名からの案内で、実際の会場条件や追加希望に応じて見積もりが変わる可能性があります。
見積もりを社内稟議に回す前に、税区分、請求先、サービス範囲、追加料金の発生条件、変更やキャンセルの扱いを一枚の確認表に整理しておくと手戻りを減らせます。
East Catering Tokyoの公開規定では、見積内容を確認・承諾した旨の連絡を事業者が受領した時点で発注となります。請求総額が10万円以上の場合は、原則として事前入金制で、入金確認時点で正式な発注完了となります。支払方法は銀行振込またはクレジットカード決済です。銀行振込手数料の負担や具体的な決済期限も、見積・請求書とあわせて確認してください。
社内の経理処理に時間がかかる場合は、見積依頼時から決裁担当者に予定を伝えましょう。支払いの完了を示すメールと正式な受注確認は、混同せずに管理することが重要です。
公開キャンセルポリシーでは、人数確定期限は実施日4日前の正午です。この時刻までは人数の増減が可能とされ、事前入金後に変更した場合も確定人数に応じて差額を精算します。人数の増加は追加請求、人数の減少は条件に応じた差額精算となります。
一方、実施日3日前以降の減員は減少人数分を100％請求と定められており、事前入金済みでもその減少分は返金対象外です。参加者の回答期限は、ケータリング会社への最終連絡より前に設けてください。土日祝や営業時間外の連絡は翌営業日受付扱いとなる点にも注意が必要です。
キャンセル料、日程延期、感染症や悪天候時の例外、外部手配費用の扱いは条件によって異なります。特注品や仕入れ済み食材などの実費が加算される場合もあるため、単に「何日前まで無料」と一律に判断しないでください。
事前入金後の減員等で返金が生じる場合は、定められたキャンセル料や実費を差し引き、原則として7営業日以内に指定口座へ返金すると案内されています。最終的な適用条件は公式キャンセルポリシー・特商法表記と個別の見積合意内容をご確認ください。
日時・会場・搬入条件・食事制限を見積書と照合したか。
請求先の正式名称、支払方法、経理承認の日程を決めたか。
正式な発注完了の条件と入金確認方法を把握したか。
参加登録の社内締切を、実施4日前正午より早めに設定したか。
変更・キャンセル条件を関係部署と共有したか。
まだ人数や会場が確定していない段階でも、分かる範囲から相談できます。見積もりや日程のご相談はEast Catering Tokyoお問い合わせフォームへお送りください。